如何正確善用電腦來協助學術論文期刊寫作及編輯修訂？

對華樂絲學術英文編修公司而言，電腦是相當重要的工具，我們也不斷找尋提高電腦使用效率的方法。以下提供一些訣竅，希望能幫助各位作者精進論文寫作技巧。

大家都知道電腦是很好用的打字機，不僅打字容易，還可以輕鬆挪移文字或針對小地方進行校對修改。如果善用電腦功能，它還可以為您做更多事情。不過電腦還是有一些缺點，比如說一次只能看到半頁論文。

以下是一些能幫助各位善用電腦並大大減少其限制的實用訣竅，您也可以從文字處理程式中「檔案」內的「說明」獲得更多相關訊息。

寫作

假如您過去只在將文章完稿的文字 Key in時才使用文書處理程式，請看下列的介紹，您可能會很驚訝原來直接在電腦上寫作論文是這麼方便的一件事。不妨試試看吧！

(1) 您不需要在第一時間打出完整的段落，試著寫下腦海中的所有想法，先不管拼字或其他細節，只需在該處做註記或符號（如XXXs或////），以便之後再回頭處理。藉此您可以快速寫出一篇初稿，再來進行修改和補強。以文書處理器寫作論文也代表從今後您不需再重新謄寫手稿了。

(2) 在螢幕上進行腦力激盪，結束後回頭審閱得到的結果，並將它們拼湊成不錯的文章段落。努力過後看到自己的成果是相當令人振奮的一件事。若遇上困境、寫作停滯不前時，可將螢幕亮度調至零，在黑暗的螢幕中打出任何想到的東西。您會很驚訝原來這些隨機的字串也是蠻有意思的。

(3) 在電腦上列大綱會比用紙筆寫作來的容易。如果您喜歡在動筆前先釐清寫作邏輯，可將初步想法以大綱的形式繕打出來，即使只是簡單的將腦海中的想法列成表也能幫助您順利開始寫作。接著您可以在列表的每個項目中填入想放的文字。

藉著內建的大綱功能，電腦也能幫助您檢查初稿的邏輯結構。您亦可複製各段落的首句並將它們依序排列，藉此檢查文章初稿是否符合預期的結構。

(4) 在尚未準備好列印文章前，先不要將文章調整為兩倍行高。盡可能提高螢幕上可瀏覽的文字行數，才方便審閱論文的文章脈絡與文意流動。

(5) 在初稿中使用縮寫以節省時間，然後使用「搜尋」和「取代」的功能來一次更正所有字詞。

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修訂

文書處理軟體在編輯文章時相當有幫助，可輕鬆使用這些功能來「剪下」、「排列」或「修改」文字。一起來了解電腦能提供哪些寫作方面的協助吧。

(6) 別被螢幕上整齊的文字欺騙了，請將論文列印出來，重新閱讀紙本的論文。請確定自己是用批判的眼光在閱讀論文，比較各章節的內容並檢查整體文意流動與邏輯，因為這篇文章的讀者也將這樣做。

(7) 在檢查過程中，您可能會想重新組織整篇文章，幸運的是，您可輕鬆透過電腦的「剪下」、「貼上」功能完成此任務。若您不確定該如何修改文章，請試著複製而非挪動文句；如此即可選擇保留哪些修改。

(8) Windows可同時顯示數個文件，您可以比較不同版本的文章，並在檔案間複製、修改文句。

(9) 若想快速找到初稿的某個段落，可使用文書處理軟體的「搜尋」功能。輸入曾使用的單詞或片段句子，電腦會自動將畫面帶到該段落，比您自行滾動頁面搜尋快得多。

(10) 文書處理軟體也能幫您編排參考文獻的格式，只需幾個按鍵便可輕鬆插入註腳或章節附註，內文引用也可輕易完成，不須費力檢查。與此同時，文書處理軟體也能替您列出參考文獻列表。

(11) 請務必在編修的最後一階段使用拼字檢查功能。拼字檢查不僅可以找出拼字錯誤，還可以抓出錯別字。但請記得，電腦沒辦法告訴辨識 form 是否誤寫為 from，更別說 principal 是否被誤用成 principle。請別過度仰賴這些程式來解決所有關於句型和字詞選擇的問題。

電腦程式只能找出某些類型的文法錯誤，而且有時候還會把結構正確的句子誤認為有問題的句子。

(12) 有鑑於拼字檢查功能無法完全正確的辨別您所輸入的字詞及句意，因此，請於紙本上註明無法辨識的字，並進一步從字典中查詢。

當然，您還需要字典來確認字意和用法。就算有電腦的同義字辭典，您還是需要自行確認每個字詞的意思和用法，請不要一味接受電腦的建議。

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