使用 MS Word 修改英文論文的實用小技巧

九個修改論文最實用的MS Word小技巧

身為MS Word捷徑功能的超級愛用者，我必須說捷徑真的可以在修改文件的時候省下很多時間，然而，在大多數功能都無法在「功能區（Ribbon）」找到的情況下，到底要如何在這麼大的應用程式底下發掘所有實用的功能呢？

我偶爾會上網到處看看有關於MS Word功能的資訊。

我所使用的MS Word版本是2016專業增強版（Windows），假如您使用的是Mac或年份不同的MS Word版本，或是在相容性模式中操作，您可能需要另外上網查詢相關說明。

1. 縮減一頁

內容：調整整個文件的大小及間距以避免最後一頁只有一兩行字的情況，這很明顯地對各種文件來說都是不太合適的。

操作：根據MS Office支援中的說明：「在 Word 視窗頂端（左方）的『快速存取工具列』中，按一下『自訂快速存取工具列（小向下箭號）』，然後選擇 『更多命令』。按一下『由此選擇命令』底下的『所有命令』。

向下滾動命令清單，直到您找到『縮減一頁』。按一下『縮減一頁』加以選取，然後按一下『新增』按鈕。」現在只需要按一下該圖示，就可以縮減文件了！這個指令需要花些時間找一下，不過一旦找到後放到「快速存取」，日後就可以一鍵使用了。

2. 清除所有格式

內容：清除大部分的格式，像是將文字恢復到預設大小、移除文字顏色、粗體、行距、定位點設定等。

操作：將欲移除格式的文字反白，並按下Control + Shift + N，或是到「主頁」索引標籤下「字體」欄中點選橡皮擦圖示。

3. 插入螢幕截圖

內容：可從已開啟視窗中選擇螢幕擷取，並將該螢幕截圖插入MS Word文件中。

操作：「插入」索引標籤 à「螢幕擷取畫面」。插入後，您可以使用「圖片工具格式」編輯及裁剪截圖。

4. 滾動縮放

內容：快速放大或縮小Word文件的畫面。

操作：按著Control鍵的同時，上下滑動滑鼠的滾輪；此操作也適用在網頁瀏覽器中。

5. 讓MS Word發聲

內容：讓MS Word讀出所有反白的文字。

操作：讓我們再次使用「快速存取工具列」工具列以便使用此功能：：「在 Word 視窗頂端（左方）的『快速存取工具列』中，按一下『自訂快速存取工具列（小向下箭號）』，然後選擇 『更多命令』。按一下『由此選擇命令』底下的『所有命令』。

向下滾動命令清單，直到您找到『讀出』。按一下『讀出』加以選取，然後按一下『新增』按鈕，按一下『確定』。」使用此功能時，在文件中反白一段文字，案一下新增至此工具列中的「讀出」圖示。在Office 365中，可以在「檢視」索引標籤下找到「朗讀」按鈕。

這個指令也需要花些時間找一下，不過一旦找到後放到「快速存取」，日後就可以一鍵使用了。

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6. 剪貼簿+

內容：紀錄高達24段您已複製的文字或圖片，並儲存於一您可以隨時檢視的清單，需要時只要按一下想要的文字或圖片，該文字或圖片就會直接貼上在文件中您游標的位子上；這與Word的圖文場（spike）功能不太一樣，圖文場讓您可以一次複製多個圖片，並以複製時選取的順序一次貼上。

操作：按一下「主頁」索引標籤中「剪貼簿」右下角的小箭頭以開啟剪貼簿，在剪貼簿中您可以瀏覽您最後所複製的項目。接下來試著複製其他東西，就會發現剪貼簿中一共有兩個項目了！接著點選其一。

我還沒有認真計算過剪貼簿會保留複製的項目多久，我已經試過關掉文件後打開另一個新的文件，或是完全關閉MS Word後再重新開啟，複製的項目都還在。不過如果是隔一天使用，或試著用不同的電腦打開文件，剪貼簿就是空的了。

7. 純文字貼上

內容：將欲擷取貼上文字的字體、顏色以及其他格式移除，文字貼上時會與目的地的文字格式一致。

操作：複製文字後，將游標移至欲貼上的位置，按下右鍵，您會看到「貼上選項」，選擇「只保留文字」以貼上無格式的文字。

8. 自動隱藏功能區

內容：Word中的功能區有時候可能會妨礙到文件中的操作，「自動隱藏」功能讓您可以決定功能區如何運作，例如功能區列出項目的多寡或是展開、隱藏功能區。

操作：按一下Word中最右上角的圖示（最小化視窗的左邊）以瀏覽選項。

9. 浮水印

內容：將預製或是自訂的浮水印放置在文件中的每一個頁面上。

操作：「設計」索引標籤 à「頁面背景」à 浮水印。若欲加入自訂文字、圖片或是選擇顏色、字體，請選擇「自訂浮水印」。

以上提供您一些編輯稿件時的實用小技巧，希望對您有所幫助

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