如何發一封邀請學者撰寫共同論文的正式Email？

問題： 我想發封email給一位美國教授討論共同撰寫論文的事宜，請問在學術界中發送email有哪些地方需要注意？

回答：

學術界是由多元化的群體所組成，學者們的年齡範圍大約在40歲以內，來自不同國籍，並且在科技方面的能力也不盡相同。一些學者在青少年時即開始使用email，有些則在40多歲才開始接觸。他們都將email作為與學生交流的主要模式。

與學者進行email聯繫的學生必須為收信人作出一些細膩的考量。在第一次向學者發送email時，需注意以下幾點事項。

請使用您的大學所提供的email帳戶

這是您工作用的email，因此請作正確的設定。請更改您的帳戶設定以顯示發信人的姓名等，並將其用於工作相關的通信。

使用適當的問候語

「＜姓氏＞＜職稱＞您好」是最保險的方式。儘管有些人認為這對email而言過於正式，但您是將email發送給一位您不熟悉的人，他們或許喜歡這種正式的問候語，也可能不在乎，但他們肯定不會因為您的email正式且禮貌而對您有不好的印象。

在我看來，比較不正式的「Hi＜姓氏＞＜職稱＞」同樣合適，但單獨使用「Hi」或「Hey」還是有其風險。我不介意發信者在email中寫「Hi」，但我對於不認識的人在email中以「Hey」當問候語感到不是很有禮貌，或許對某些對象而言甚至有點冒犯，可以避免就避免。

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請不要弄錯收信人的性別

我認識的一位男教授名字的結尾是英文字母A。出於西歐命名的方式，人們常常以為他是女性。弄錯您的email收信人的性別只會顯示您很懶惰。若您沒有聽過收信人的名字，請到Google搜索。

此外，也請勿對您要發送email的學者做不恰當的性別假設。女性會獲得博士學位，也會成為教授。我不知道誰會針對這些事實爭執，但從自己生活經驗中可以得知，和她們的男性同事相比，女性學者會收到更多書寫不恰當的email。

請不要弄錯收信人的職稱

收信人的性別對您的email而言是否有任何意義？在email中以「先生／女士／小姐您好」問候對方有其風險。一些學者對他們的職稱（博士或教授）非常敏感。若您有任何不確定的地方，請到Google上搜索有關對方的資訊。

搜索關鍵字時輸入＜名字＞＜姓氏＞＜機構＞通常可以找到相關資訊。若他們的網頁資料顯示有博士學位或博士的頭銜，請統稱呼他們「博士」。若他們在網頁上使用的職稱為教授，請稱呼他們「教授」。若這些都不適用才使用性別相關的稱謂。

請使用適切的表達方式

通過email通信和透過推特或臉書溝通不一樣。您可以保持簡潔的文字表達，但也不應過於簡潔而省略一些字。建議不要在您的第一封email中使用微笑圖示或圖示，稍顯不夠正式。

結尾用語

一些比「Cheers」更正式的用語會更好。

「Regards」、「Best」和「Thanks」都適用，但若是用「Dear」當問候語時，我會偏好使用「Regards」。請在結語留下您的姓名，並且不要使用過於親暱的用語。

當您與學者比較熟悉後，這些規則就可以變得比較寬鬆

在第二封email中，您或許可以不再使用＜職稱＞＜姓氏＞的寫法，改用學者在結語留的名字或適合其回覆語調之內容，或再稍微正式一點。

舉例而言，若該名學者在結語中寫「Best Steve」或「Thanks Steve」，您可以在後續的email中用「Dear Steve」或「Hi Steve」。若該名學者在回覆中寫「Hey」，他們絕對不會因為您用類似的稱呼感到冒犯。

只要確保沒有在第一封email中犯錯即可，這非常重要

您在大學期間和畢業後將依靠共同作者、計畫主持人和講師們提供您指導和機會。為了不必要的困擾，我們則應該盡力去給別人留下好的第一印象。

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